Под отчет – как много в этой фразе… Действительно под отчетом может оказаться достаточно много средств. Для планирования оборота подотчетных сумм, как правило, принимается приказ, содержащий в себе перечень лиц, которым разрешено расходовать наличные средства на хозяйственные нужды; сроки и порядок отчета по использованию этих средств; и предельный размер указанных сумм для выдачи их под отчет.
В соответствии с действующими на сегодня правилами по ведению кассовых операций признается обязательным возврат неизрасходованных на хозяйственные нужды наличных денег, к примеру, когда было изменение плана графика закупок. В противном случае при имеющейся задолженности у подотчетного лица предприятие не должно выдавать ему новую сумму.
Но это условие очень часто нарушается: компании идут на такое нарушение осознанно, понимая, что доказать какая из сумм была возвращена вовремя, а какая была просрочена, в постоянном обороте средств, практически невозможно; исходя, из уверенности, что наказания за такой оборот средств не предусмотрено.
Однако это не означает, что рано или поздно не появится практика по предотвращению такого «беспредела» в подотчетных суммах со стороны контролирующих органов.
На сегодняшний день есть механизм, с помощью которого можно заставить все-таки поостеречься при излишней выдаче наличных средств на хозяйственные нужды – присоединение к совокупному доходу лица всех своевременно невозвращенных им средств, выданных ему под отчет. Такие суммы признаются его доходом и с них взыскиваются налог на доходы физических лиц и страховые взносы во внебюджетные фонды.
Причем, если подоходный налог заплатит сам сотрудник (т.е. из его заработной платы будут изъяты эти суммы), то страховые взносы «лягут» на плечи компании, включая все возможные санкции. Поэтому лучше оформить одновременные возврат и выдачу средств под отчет, пусть и часто отражая в учете их поступление и тут же их выдачу, чем подставлять предприятие под удар.
